Medewerker administratie 28 uur p/wk

Organisatie

Het Samenwerkingsverband Rijn & Gelderse Vallei (PO 2510) is een vereniging waarbij 31 samenwerkende schoolbesturen voor het primair onderwijs zijn aangesloten. De scholen binnen het samenwerkingsverband staan in de gemeenten Barneveld, Ede, Renswoude, Rhenen, Scherpenzeel, Veenendaal en Wageningen. De Algemene Ledenvergadering is het beleidsbepalend orgaan. Het interne toezicht wordt uitgevoerd door een Raad van Toezicht. Zij houden toezicht op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken in de vereniging en de met haar verbonden organisaties.
Het samenwerkingsverband is verdeeld in vier regionale steunpunten. De scholen in deze regionale steunpunten bieden onderwijs aan leerlingen. Daar waar scholen rondom leerlingen met een extra ondersteuningsvraag behoefte hebben aan ondersteuning dan kunnen zij hiervoor terecht bij de steunpuntcoördinator. De steunpuntcoördinator kan adviseren, expertise inzetten (steunpuntteamleden) eventueel gecombineerd met een financieel arrangement en ondersteunt waar nodig de procesgang rondom het aanvragen van een toelaatbaarheidsverklaring.
De werkorganisatie van het samenwerkingsverband kent een ondersteuningsorganisatie en een administratieve organisatie. Binnen de administratieve organisatie behoort de functie van leerlingen administratief medewerker. Deze functionaris verleent ondersteuning aan de voorzitter toelaatbaarheidscommissie (TLA-commissie) en beleidsmedewerkers. Hij/zij legt verantwoording af aan de directeur-bestuurder omtrent de administratie van leerlingzaken, communicatie en pr, bijeenkomsten en andere facilitaire ondersteuning. Indien nodig vervangt zij collega’s binnen de administratieve organisatie.

De medewerker administratie werkt samen met andere functionarissen binnen de werkorganisatie van het samenwerkingsverband.

Resultaatgebieden
1. Het verrichten van werkzaamheden m.b.t. arrangementen en toelaatbaarheidsverklaringen

• bereidt administratief en organisatorisch TLA (Toelaatbaarheidsadvies)vergaderingen voor;

• wijst TLV-nummers (Toelaatbaarheidsverklaring) toe aan te bespreken dossiers;

• maakt aantekeningen van de TLV vergadering en signaleert bij de TLA voorzitter het stagneren van voortgang van afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten én op het overschrijden van afdoeningstermijnen;

• ziet toe op het technisch compleet zijn van het dossier; d.w.z. de handtekening van ouders, benodigde verslagen e.d.

• is aanwezig bij de bespreking van de TLV verklaring met de directeur-bestuurder en voorzitter TLA commissie – past indien gewenst teksten aan, dan wel zet correspondentie uit en zorgt voor verzending;

• bereidt administratief een bemiddelingsprocedure voor volgens de vastgestelde procedures; 

• verzorgt de verslaglegging van de bijeenkomsten van de bemiddelingscommissie en zorgt voor de verspreiding daarvan, bewaakt de voortgang en afdoening van de gemaakte afspraken en genomen besluiten en attendeert de voorzitter op het overschrijden van afdoeningstermijnen;

• onderhoudt (telefonische) contacten met interne en externe instanties en personen over TLV gerelateerde onderwerpen en verstrekt informatie conform vastgestelde afspraken en procedures;

• zorgt voor data uit de systemen of verwerkt in excell-bestanden m.b.t. HGO- en TLV aanvragen en kwalitatieve gegevens; 

• zet archieven op en vult informatie omtrent HGO en TLV in in Kindkans;

• stemt af met de financieel administratief medewerker over de uitbetaling van de arrangementen en het aanleveren van overzichten.

2. Het verrichten van overige werkzaamheden van administratieve aard

• voert werkzaamheden uit in de administratietool Kindkans (status wijzigen, binnenkomende aanvragen verwerken, behandeling en afhandeling melden, controle (technisch) op compleetheid dossier maar ook helpdeskwerkzaamheden als beheer, techniek, vragen uit het veld);

• verwerkt en verzamelt gegevens in/uit de leerlingenadministratiesystemen en maakt overzichten ten behoeve van jaarverslagen en rapportages;

• levert op verzoek van de directeur-bestuurder gegevens aan;

• doet voorstellen aan de TLA voorzitter en/of beleidsfunctionaris SWV t.b.v. processen en procedures;

• verstrekt telefonisch dan wel schriftelijk informatie aan belanghebbenden over diverse onderwerpen, conform afspraken en procedures;

• verricht, indien voorkomend, werkzaamheden vanwege vervanging collega bij ziekte;

• verzorgt de inhoud van de website en andere social media, waarbij deels input wordt gegeven door de medewerkers van de werkorganisatie en directeur bestuurder;

• verzorgt de inhoud van nieuwsbrieven, flyers, uitnodigingen bijeenkomsten via aansturing van de directeur bestuurder en/of in overleg met de bestuurssecretaresse en andere medewerkers in de werkorganisatie; 

• verzorgt mailing, inschrijvingen voor bijeenkomsten of deskundigheidsbevordering en andere administratieve taken;

• heeft zitting in ter zake doende werkgroepen en heeft overleg en afstemming met collega’s in de administratieve organisatie.

3. Het zorgen voor eigen professionalisering

• houdt de voor het beroep en haar taken de vereiste bekwaamheden op peil en breidt deze zo nodig uit;

• houdt ontwikkelingen in wetgeving rondom toelaatbaarheidsverklaringen in de gaten en signaleert deze bij de voorzitter TLA commissie;

• neemt deel aan scholings- en ontwikkelingsactiviteiten;

• houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op het vakgebied.