Event Manager in de Legends Lounge

Event Manager in de Legends Lounge

De plek waar legendes uit verschillende disciplines samenkomen. Hier wordt haute cuisine gecombineerd met sport in een ongeëvenaarde ambiance. Een wedstrijd was nog nooit zo compleet.

Een bezoek aan een stadion moet meer zijn dan slechts een potje voetbal.

Vanuit die gedachtegang is de Legends Lounge ontstaan.

De Legends Lounge verwelkomt Nederlands belangrijkste prominenten uit onder andere de topsport, het zakenleven, de mediawereld, de politiek en de entertainmentindustrie.

Zij weten dat een bezoek aan de Legends Lounge staat voor een ongeëvenaarde ervaring, die al ver voor het eerste fluitsignaal begint. Genodigden maken gebruik van een exclusieve valet-parkingservice, genieten van de culinaire invulling verzorgd door ’s lands meest vooraanstaande sterrenchefs en beleven de wedstrijd vanaf de beste stoelen in het stadion.

Vind jij het leuk om medeverantwoordelijk te zijn uitdagende events, voornamelijk zakelijke opdrachtgevers te bedienen en veel afwisseling in je werkzaamheden te hebben? Ben je goed in regelen en organiseren en houd je goed overzicht?

De Legends Lounge is begonnen met het idee dat een wedstrijdervaring meer moet zijn dan een potje voetbal kijken. Onze gastbeleving is daarom een combinatie van het beste culinair met het beste voetbal, met het beste gezelschap in een setting van ultieme luxe en comfort. Dit is de basis, maar de visie voor de lounge gaat veel verder dan voetbal. Deze gastbeleving doortrekken naar het organiseren van de meest exclusieve en hoogstaande events (evt. met andere Legends) is in de toekomst net zo belangrijk als de wedstrijden van PSV. Voor meer info www.legendslounge.nl

Om ons team te versterken zijn we op zoek naar een ervaren Event Manager met een groot PSV hart.

De Event Manager rapporteert aan de eigenaar, werkt samen met het verantwoordelijke team en is medeverantwoordelijk voor de organisatie van de bestaande events en is in staat nieuwe events te initiëren.

Naast de Event Manager bestaat uit het team uit;

• de Guest & Relation Manager, het vaste aanspreekpunt voor gasten en verantwoordelijk voor het organiseren van de voor- en achterkant van events.

• De Floor Manager, die verantwoordelijk is voor de representatie van de ruimte en leidinggevende is voor de bedienende medewerkers op wedstrijd- en evenementendagen

• de Kitchen Manager, verantwoordelijk voor de keuken de afstemming met restaurants.

Het team rapporteert aan de eigenaar en samen houden ze het overzicht over de algehele organisatie, de continuïteit daarvan en de visie voor de toekomst van de Legends Lounge.

Taken van de Event Manager:

✓ Bezetting van gasten in de lounge: zonder gasten bestaat er geen Legends Lounge. De Event Manager is daarom voor de start van het seizoen, verantwoordelijk dat de Legends Lounge gevuld is met participanten: dat zijn bedrijven die stoelen afnemen voor het hele seizoen;

✓ Marketing: zorgen dat de Legends Lounge zichtbaar is op de juiste plekken en in het oog valt van de doelgroep;

✓ Sales: met geïnteresseerde bedrijven in gesprek gaan en het daadwerkelijk verkopen van stoelen in de Legends Lounge. Omdat de interesse in de Legends Lounge groot is, bestaat sales voornamelijk uit het langer binden van huidige participanten. De Event Manager is verantwoordelijk voor het opstellen van (financiële) participatievoorstellen en -verlengingen en voert de gesprekken en sluit de deals met de betreffende bedrijven. Dit alles na een overleg met de eigenaar;

✓ Het binnenhalen van partijen voor evenementen in de Legends Lounge;

Wedstrijdorganisatie.

Als de bezetting van de Legends Lounge rond is en het personeel alle neuzen dezelfde kant op heeft staan, kan de organisatie rondom wedstrijden worden geregeld.

De Event Manager is medeverantwoordelijk voor de algehele voorbereiding rondom en de uitvoering van wedstrijddagen in de Legends Lounge.

Voorbereiding wedstrijden

✓ De Event Manager houdt samen met het team overzicht over, maar heeft ook een actieve rol in de belangrijkste taken richting een wedstrijd:

▪ Representativiteit van de ruimte, regelen en informeren van personeel (Floor Manager);

▪ Afstemming met het restaurant (Kitchen Manager);

▪ Afstemming en communicatie met gasten (Guest & Relation Manager).

✓ Daarnaast heeft de Event Manager ook eigen taken in aanloop naar een wedstrijddag:

▪ Afstemming met het management, zoals het samenstellen van het programma;

▪ Afstemming met PSV;

▪ Afstemming t.b.v. valet parking;

▪ Afstemming met gastheren en sprekers die presenteren op de wedstrijddag. Daarbij hoort ook de bijbehorende praktische voorbereiding (zoals het maken van presentaties);

▪ In overleg met de eigenaar afstemming met bijzondere gasten zoals oud-topsporters, en sportlegendes van de sportorganisatie De144;

▪ In samenwerking met het team zorgen voor de juiste aankleding van de ruimte, zoals bijvoorbeeld het maken van de visuals op de schermen.

Wedstrijddag

Op wedstrijddag zelf is de Event Manager samen met het team verantwoordelijk voor de algehele gang van zaken die dag in de Legends Lounge:

✓ Verantwoordelijk voor het klaar zijn van de ruimte en personeel;

✓ Verantwoordelijk voor de gastbeleving van aankomst tot vertrek;

✓ Verantwoordelijk voor het overzicht over het programma en zorgen dat de timings worden gehaald;

✓ Ondersteuning bij of presenteren (alleen of met andere sprekers) voor de gasten met bijvoorbeeld het welkomstwoord, voorbeschouwing en nabeschouwing.

Evenementen

Evenementen in de Legends Lounge bestaan uit twee onderdelen:

eigen exclusieve events die we organiseren onder de noemer ‘Legendary Events’; en de verhuur van de ruimte aan partijen, waarbij wij de invulling verzorgen. Beide evenementen gaan in de toekomst van de Legends Lounge een grote rol spelen. De verantwoordelijkheden die hierbij horen voor de Event Manager zijn:

✓ In overleg met het team bedenken van bijzondere evenementen om te organiseren in de Legends Lounge;

✓ Samen met het team organiseren van de seizoensplanning van evenementen en wedstrijden in de lounge (incl. bijbehorende restaurants);

✓ Het in de markt zetten van de evenementen;

✓ Samen met het team de organisatie aan de achterkant van de evenementen;

✓ De afstemming met alle betrokkenen (zowel intern als extern).

Financieel

De Event Manager is medeverantwoordelijk voor het resultaat van de Legends Lounge.

Dat betekent dat:

✓ Medeverantwoordelijk is voor het opstellen van de jaarlijkse begroting en op basis hiervan keuzes maken rondom bijvoorbeeld:

▪ De kosten van participatie;

▪ Beschikbare budgetten;

✓ Medeverantwoordelijk is voor het opstellen van de begroting voor individuele evenementen in de Legends Lounge;

✓ Medeverantwoordelijk is voor het goedkeuren van gemaakte uren in de personeelsplanning tool en het accorderen van inkomende facturen. Uitgaande facturen versturen ligt in de verantwoordelijkheden van de Guest & Relation Manager.

Intern en extern relatieonderhoud

Een essentieel onderdeel van de ervaring in de Legends Lounge is het persoonlijke contact dat we hebben met gasten, maar ook met andere stakeholders. De Event Manager zorgt samen met de Guest & Relation Manager dat hij/zij nauw contact houdt met en een aanspreekpunt is voor onder andere:

✓ Personeel, sprekers en gastheren in de Legends Lounge;

✓ Participanten (tijdens, maar ook zeker buiten wedstrijden);

✓ Gasten en relaties (zoals belangrijke en vaak terugkerende gasten);

✓ Restaurants;

✓ PSV (van directie en accountmanagers tot en met facilitair en technische dienst);

✓ Samenwerkende organisaties (BNR, De144, Johan Cruyff Foundation, Armadillo, Frits Magazine, Brabant Business Media, Bazelmans, Bundeling, XPRNCS, goede doelen, etc.);

✓ Partijen die eerder betrokken zijn geweest bij de lounge.

Concept & Branding

De Event Manager is medeverantwoordelijk voor het concept van de Legends Lounge en alle uitingen die daarbij horen:

✓ De Event Manager heeft een duidelijk beeld bij hoe de allerbeste gastervaring eruitziet en welke onderdelen daarbij horen, zowel in grote lijnen als in details;

▪ Een voorbeeld daarvan is het in samenwerking met het team het waarborgen van de kwaliteit waar de Legends Lounge voor staat, in alle aspecten: van het selecteren van personeel tot de externe uitingen, van de gebruikte producten tot de items in de goodiebags;

▪ Een ander voorbeeld is de connectie met PSV. Zonder deze connectie is de Legends Lounge slechts een sterrenrestaurant. De Event Manager begrijpt de interactie en bovendien de kracht, emotie en toegevoegde waarde van sport in het algemeen;

✓ Medeverantwoordelijk voor de (evt. ontwikkeling en evolutie van de) huisstijl consistente communicatie hiervan, zowel online als offline;

✓ Medeverantwoordelijk voor de (evt. ontwikkeling en evolutie van de) website en de content hierop;

✓ Medeverantwoordelijk voor de inhoud van de Legends Lounge-app, bijvoorbeeld de invulling van het wedstrijdprogramma en het plaatsen van nieuwsupdates;

✓ Medeverantwoordelijk voor de uitingen op social media.

Wat breng je mee?

De twee allerbelangrijkste zaken: je bent PSV-er in hart en nieren en je organiseert graag events. Een servicegerichte achtergrond helpt je daarbij. Je staat stevig in je schoenen om te komen tot advies over de events die bij Legends Lounge worden georganiseerd, de programma-inhoud, wanneer het event plaatsvindt en in welke vorm. Je bent een goede gesprekspartner om met collega’s en met externe sprekers in gesprek te gaan over het doel, doelgroep en inhoud van een event. Je werkt graag samen in een team, maar kunt ook goed zelfstandig werken. Je vindt het leuk om met veel verschillende mensen in contact te staan, je gaat pragmatisch te werk en bent oplossingsgericht.

In het kort:

✓ Je bent gastgericht, zorgzaam en begrijpt wat gasten nodig hebben;

✓ Je bent goed in regelen, organiseren en het houden van overzicht;

✓ Je kunt goed samenwerken, bent representatief en motiveert collega’s;

✓ Je bent ondernemend en wilt jezelf graag ontwikkelen;

✓ Je neemt verantwoordelijkheid op het gebied van veiligheid.

✓ Je bent minimaal 24 uur per week en indien nodig in de weekenden beschikbaar

Om succesvol van start te gaan in deze functie neem je mee:

✓ Een hbo-diploma of gelijkwaardig;

✓ Minimaal twee tot vijf jaar relevante ervaring binnen een vergelijkbare functie;

✓ Oog voor resultaat, werken met harde deadlines en omgaan met stressvolle situaties;

✓ Gevoel voor verbinding: jij kunt het team waarmee je een event organiseert

enthousiasmeren en inspireren om samen het beste resultaat te behalen;

✓ Flexibiliteit: events vinden vaak ’s middags, in de avond of in de weekenden

plaats;

Wat bieden we jou?

Wij bieden een uitdagende baan in het hart van een dynamische sector met de voordelen van een kleine en wendbare organisatie. Wij vragen om eigenaarschap en geven daarvoor ruime vrijheid en goede arbeidsvoorwaarden, zoals:

✓ Aantrekkelijk salaris afhankelijk van je kennis en ervaring;

✓ Mogelijkheden om het beste uit jezelf te halen door je eigen rol vorm te geven;

✓ Mogelijkheden tot hybride werken;

✓ Mogelijkheid om als ZZP-er te werken

✓ Laptop, telefoon

Heb je interesse in deze mooie uitdagende functie?

Stuur dan je CV met motivatiebrief aan Frank@legendslounge.nl