Administratief medewerk(st)er

Onze opdrachtgever is een jong en dynamisch bedrijf, gespecialiseerd in de import en distributie van life science en research diagnostics producten in Nederland, België en Luxemburg. Zij vormen de distributieschakel tussen buitenlandse fabrikanten en de onderzoekers in de Benelux. In verband met de uitbreiding van hun activiteiten zijn zij op zoek naar een nieuwe medewerker om het team te versterken.

Functieomschrijving

Algemeen
1. De functie van Administratief Medewerker is een veelomvattende binnendienst functie.
2. Verantwoording over de verrichtte werkzaamheden wordt afgelegd aan de Algemeen Directeur.
3. Deel verantwoording over de verrichtte werkzaamheden wordt, voor zover van toepassing, ook afgelegd aan de collega’s met betrekking tot die specifieke, voor hen te verrichten   werkzaamheden.
4. De functie vereist een grote mate van zelfstandigheid, flexibiliteit en coördinerend vermogen welke inherent is aan de grootte van de onderneming.

Commerciële Taken
De Administratief Medewerker verricht de volgende commerciële werkzaamheden:
1. Aannemen, behandelen en schriftelijk vastleggen van klantvragen/problemen.
2. In het kader van customer service het schriftelijk (per e-mail, fax) en telefonisch corresponderen met klanten en leveranciers aangaande prijzen, levertijden, technische vragen en andere productinformatie.
3. Het maken van offertes en jaarcontracten volgens de vastgelegde lay-out, het verzenden (per fax, e-mail) van offertes en het vervolgen van de uitgebrachte offertes in overleg met de Sales Manager.
4. Verstrekte prijzen, levertijden en andere informatie verwerken in het daarvoor gebruikte CRM pakket (Unit 4 CRM).
5. Het bijwerken en up-to-date houden van het klantenbestand in het daarvoor gebruikte CRM pakket (Unit 4 CRM).
6. Het verzenden van aangevraagde documentatie en catalogi aan klanten.
7. Het deskundig archiveren van de binnengekomen en verzonden informatie.
8. Doorgeven van prospect informatie (orders, telefonische notities, leads van leveranciers, etc.) aan de Sales Manager.
9. Verdere ondersteuning van de Sales Manager in de breedste zin van het woord.

Administratieve Taken
De Administratief Medewerker verricht de volgende administratieve werkzaamheden:
1. Het aanmaken, controleren, bevestigen, vervolgen en verwerken van verkooporders.
2. Het aanmaken, controleren, bevestigen, vervolgen en verwerken van inkooporders.
3. Het aanmaken en verwerken van pakbonnen en uitgaande facturen.
4. Het controleren en inboeken van ontvangen goederen aan de hand van de begeleidende pakbonnen.
5. Indien nodig het verrichten van de fysieke controle van binnenkomende goederen met de bijgeleverde pakbonnen, alsook het verzorgen van de juiste opslag.
6. Het voorbereiden en gereed maken van de verzenddocumenten.
7. Indien nodig het inpakken van de goederen ter verzending aan de klanten.
8. Het schriftelijk bijhouden van aanwezige catalogi, prijslijsten en brochures.
9. Alle andere voorkomende administratieve taken van algemene aard zoals:
• Aannemen van de telefoon.
• Verwerken van binnengekomen fax en telefoonberichten.
• Up-to-date houden telefoonlijsten, etc.

Interne contacten
1. Overleg en samenwerking met de Sales Manager aangaande het orderproces.
2. Samenwerken met en ondersteunen van de Sales Manager aangaande alle lopende commerciële en marketing zaken.
3. Doorgeven van prospect informatie (orders, telefonische notities, leads van leveranciers, etc.) aan de Sales Manager.
4. In het algemeen een positieve bijdrage leveren aan de werksfeer, open staan voor kritiek en een bijdrage leveren aan verbeteringen m.b.t. de interne communicatie en werkklimaat.

Externe contacten
1. Het op deskundige wijze schriftelijk en verbaal communiceren met klanten en prospects.
2. Het op deskundige wijze schriftelijk en verbaal communiceren met leveranciers en andere zakelijke relaties.

Functie-eisen

Een relevante opleiding op MBO niveau, eventueel met aanvullende relevante ervaring(en).
Kennis en vaardigheid in het gebruik van computers en andere software toepassingen.
Kennis en vaardigheid in het gebruik van een boekhoud softwarepakket(ten); bij voorkeur Unit 4.
Schrijf en spreekvaardigheid: Nederlands (goed), Engels (goed), Duits en Frans zijn een pre.
Een praktische werkervaring welke aansluit aan de eisen en inhoud van de functie maar die niet ondersteund wordt middels opleiding behoeft geen belemmering te zijn.

Wat bieden zij

Onze opdrachtgever is jouw keuze wanneer je deel wilt uitmaken van een dynamische organisatie die volop in ontwikkeling is en waar je jezelf kunt blijven ontwikkelen. Bij onze klant hangt een prettige, informele werksfeer en er is ruimte voor creativiteit en eigen inbreng.